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ペーパーレス会議を導入して50万円も節約に?!その理由とは?

「ペーパーレス会議って名前は聞くけど、導入するとどんなメリットがあるの?」と頭を悩ませている管理職の方も多いのではないでしょうか?

導入したときのイメージが湧きにくいので、これから使っていきたいと考えている方にとっては不安ですよね。

そこで今回は、ペーパーレス会議のメリット、デメリット、削減できるコストや導入までの流れについて解説します。

会議にかかるコストを節約したい方や、ペーパーレス会議に興味がある方は、ぜひ最後までご覧下さい。

アイキャッチ出典:https://www.pakutaso.com/photo/72636.html

ペーパーレス会議とは

ペーパーレス会議とは、紙に印刷して使用していた資料や書類をデジタル化し、データとして会議の参加者に共有をして、紙の資料を用いずに行う会議のことです。

導入することで紙と比べて様々なメリットを受けることができるので、様々な会社で導入が進んでいます。

ペーパーレス会議の導入が様々な会社で進んでいるということをお伝えしましたので、どのようなメリットがあるのか詳しく知りたいですよね。

そこで次はペーパーレス会議のメリットについて詳しく見ていきましょう。

ペーパーレス会議のメリット

出典:https://www.pakutaso.com/20210414112post-34457.html

会議で紙を使用することが当たり前だと、ペーパーレス会議に移行したときに不便な印象をお持ちの方も多いですが、ペーパーレス会議には2つの大きなメリットがあります。

紙の資料を使用した会議と比較した時の2つのメリットについてそれぞれ詳しく見ていきましょう。

ペーパーレス会議のメリット
  • 印刷代、紙代のコスト削減
  • 資料準備やデータの修正が紙よりも簡単

印刷代、紙代のコストが削減できる

ペーパーレス会議の最大のメリットは、ペーパーレス化することで、紙代や印刷代、インク代などを削減することができるという点です。

会議の度に人数分を印刷すると、印刷にかかるコストが積み重なってかなりの金額となってしまいます。

ペーパーレス会議にすることで、紙の資料を使っていた時にかかっていたような、紙代や印刷代、インク代のコストを大幅に削減することが出来ます。

資料準備やデータの修正が紙よりも簡単

ペーパーレス会議の2つ目のメリットは、紙と比較して、資料の準備やデータの修正が非常に簡単という点です。

紙の資料だと人数分印刷する手間がかかり、ホチキスなどで資料をまとめなければいけません。

ペーパーレス化することで、会議資料の印刷や、ホチキス留めにかかっていた手間を削減することが出来るので、効率的に仕事をこなすことが出来ます。

また、データの修正をする際も、紙のように印刷し直して再度配布する必要がなく、その場でデータを修正できるため、直前のミスであってもすぐに対応可能です。

ペーパーレス会議のデメリット

ペーパーレス会議のメリットについて解説しましたが、良い面ばかりではなくデメリットもいくつかあります。

そこで次は導入した際のデメリットについて詳しく見ていきましょう。

ペーパーレス会議のデメリット
  • メモが取りにくい
  • 視認性が悪い

メモが取りにくい

会議中に、紙の資料にメモを取る人がデジタルデータになると、メモが取りにくく自由度が下がるため、使いにくさを感じてしまいます。

メモが取りにくくなってしまった結果、会議で共有した事項を忘れてしまう人が出てくる可能性があります。

視認性が悪い

デジタルデータはパソコンやタブレットなどの端末を通して確認するため、複数の資料を紙のように並べて見比べることができません。

そのため紙の資料からデジタルデータに移行すると、使いにくさを感じ、デジタルデータを印刷して使う人が出てくる可能性があり、ペーパーレス会議のメリットである印刷代や紙のコスト削減効果も減ってしまいます。

ペーパーレス会議のトラブル・失敗事例

ペーパーレス会議のデメリットについて解説いたしましたので、次はペーパーレス会議を導入した際の失敗事例について見ていきましょう。

ペーパーレス会議にはデータとして配布した資料を見るために、タブレットやパソコンなどの端末を使いこなす必要がありますよね。

しかし、紙ベースでの会議に慣れている方だと、ペーパーレス会議に必要なツールを使いこなせずに、会議の進行がその都度止まってしまう可能性があります。

今まで紙にメモをとっていた方や、印刷した資料を見て見比べている人が多い職場だと、慣れないペーパーレス化で反発することも考えられるので、次は導入する際のコツを見ていきましょう。

失敗しないペーパーレス化の進め方

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ペーパーレス化の失敗例について見てきましたが、うまく導入するためにはどのように進めていけばよいのか気になりますよね。

そこで次はペーパーレス会議の導入を失敗しないための進め方をお伝えします。

失敗しないための導入方法は、いきなり全ての資料やデータをペーパーレス化せず、重要度の低い会議の場で導入をして、運用していく中で問題点が無いかをテストして、使いやすいように改善していく方法です。

ペーパーレス化は便利な反面、紙印刷の時には起こらなかった問題が起きたり、社内の反発が起きる可能性があるので、徐々に導入していくことで、社内の反発も起きにくく、ペーパーレスの導入を受け入れやすいです。

ペーパーレス会議の導入でどのくらいコスト削減できる?

失敗しない進め方について見ていきましたが、導入を検討していくうえで、どのくらいのコスト削減につながるのか、自分の会社に当てはめて考えてみたいですよね。

そこで紙を使って会議をしていた会社がペーパーレス会議を導入したことで、どのくらいコスト削減できるのか、実際にシミュレーションしていきましょう。

シミュレーションの条件
  • 会議資料:20ページ
  • 会議の参加者:30人
  • 月5回会議を行っている
  • 印刷代 1枚当たり15円

このような会議をペーパーレス化した場合、20(ページ)×30(人)×5(回)×15(円)×12か月=年540,000円のコストを節約できます。

ペーパーレス会議の導入コストは?

導入したときの削減されるコストを見ていきましたが、逆にペーパーレス会議を導入する際にはどのくらいのコストがかかるのか気になりますよね。

ペーパーレス会議にかかるコストは、導入するシステムによっても異なりますが、初期費用と維持費がかかります。

コストは会議の規模や人数によって変わるので、30人規模の会議で、必要機材も全て購入した場合の初期費用と維持費を見ていきましょう。

初期費用 費用
ペーパーレス会議システム初期費用 約50,000円
タブレット端末等の機材代 約300,000円
初期費用の合計 約350,000円
維持費 1か月あたりの費用
サーバーライセンス費用 約40,000円/月
ディスク費用 約2,000円/月
維持費の合計 約42,000円/月

初期費用については、システムのみであれば30,000円~50,000円ほどのコストがかかり、会議用のタブレット端末を買う場合はその分費用が増えます。

維持費に関しては、運用するサーバーのライセンス料やディスク費用がかかり、使う人数によっても異なりますが、30人前後の規模であれば毎月42,000円弱かかります。

ペーパーレス会議システムの選び方

導入のコストについて見ていきましたので、次はペーパーレス会議システムの選び方のポイントを解説いたします。

ペーパーレス会議システムを選ぶためのポイントは大きく分けて2つありますので、より自分たちに合ったシステムを導入するためにも必ず押さえておきましょう。

ペーパーレス会議システムの選び方のポイント
  • 必要な機能が搭載されたペーパーレス会議システムを選ぶ
  • セキュリティ管理の高さに注目する

必要な機能が搭載されたペーパーレス会議システムを選ぶ

ペーパーレス会議を導入する際には、必要な機能を選び、それらが搭載されたシステムを選びましょう。

システム面で高性能なものを選ぶよりも、紙と比較したときに視認性が落ちていないか、メモが取りにくくないかなどの使用感も大切にしていくと、失敗しないペーパーレス会議システムを選ぶことができます。

セキュリティ管理の高さに注目する

ペーパーレス会議システムを導入する際には会議の資料をデータとして一括管理するため、情報漏洩を防ぐために暗号化がきちんとされているかを確認しましょう。

また、内部からの情報漏洩を防ぐためにデータの管理者が細かくアクセス権限を設定できると、より安全にペーパーレス会議システムを導入できます。

おすすめのペーパーレス会議システム

出典:https://www.pakutaso.com/photo/74948.html

ペーパーレス会議システムの選び方について見ていきましたので、どのシステムがおすすめなのか気になりますよね。

ペーパーレス会議システムの中で最もおすすめなのが、富士ソフト株式会社moreNOTE(モアノート)です。

moreNOTEは、導入実績が3,500社以上もあり、日本でのシェアがNo.1のペーパーレス会議システムです。

これから導入をする方にmoreNOTEがおすすめの理由は大きく分けると2つありますので詳しく見ていきましょう。

moreNOTEがおすすめの理由
  • 操作性が簡単で誰でも使いこなしやすい
  • マルチデバイスの為オンライン会議でも活躍出来る

操作性が簡単で誰でも使いこなしやすい

moreNOTEは他のペーパーレス会議システムと比較して、簡単に操作できるように設計されています。

特に初心者の方に優しい点として、カレンダーと会議の資料が結びついていて、直感的な操作で必要な資料をすぐに見つけることができます。

マルチデバイスの為オンライン会議でも活躍出来る

moreNOTEはマルチデバイスに対応していて、外出先や出張先、自宅などのオンライン会議でも資料を見ることが出来るので、とても使い勝手が良いです。

これらの理由からペーパーレス会議システムを導入する際は、moreNOTEがとてもおすすめというわけです。

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まとめ:ペーパーレス会議を導入しよう

今回はペーパーレス会議のメリットやデメリット、導入の仕方について解説しました。

ペーパーレス会議は、紙の資料を使っていた時と比較すると、様々な面でメリットがあるということを解説いたしました。

また、自社に必要な機能が搭載されたシステムを小規模な会議から徐々に導入することで、ペーパーレス化したときのトラブルも避けることができます。

これからペーパーレス化を進めようと考えている方は、是非今回の記事を参考にしていただき、簡単で、利便性が高いシステムの導入を進めていきましょう。

ABOUT ME
ザワング
個性的で我が道を行く、元公務員ブロガー 考えるよりもまず行動!究極の本能型人間! 真面目に不真面目をする才能は全国一位です! ツイッターやブログでも公務員や就職関係の情報をたくさん発信しているので、見ないと損しますよ!