「zoomでリモート会議をすることになったけど使い方がわからない」「リモート会議の主催者に抜擢されたけど、使ったことがないから自信がない」と頭を抱えていませんか？
zoomという名称は聞いたことあっても使い方がわからなければリモート会議どころではありません。
この記事ではzoomをパソコンやスマートフォンに導入する方法や主催者・参加者になったときの使い方を解説しています。またリモート会議で活かせる機能や注意点も紹介しました。
記事を読めば上司や同僚よりzoomに詳しくなり、自信を持ってリモート会議にのぞめますよ。
（アイキャッチ画像出典：https://pixabay.com/ja/photos/手-電話-ズーム-ズーム会議-6024028/）
リモート会議をzoomでするときの導入方法とは？
出典：https://pixabay.com/ja/illustrations/キーボード-オンライン会議-5957118/zoomはパソコン、スマートフォン、タブレットなど多くのデバイスで利用可能です。まずは、使いたいデバイスにzoomシステムを導入する必要があります。
以下にパソコンへの導入方法、スマートフォンやタブレットへの導入方法を解説します。
- パソコンへの導入方法
- スマートフォン、タブレットへの導入
パソコンへの導入方法
パソコンへの導入は公式サイトより可能です。ホーム画面の下部の「ダウンロード」から「ミーティングクライアント」をクリックします。するとダウンロードセンターの画面が開きます。
画面上部の「ミーティング用zoomクライアント」のダウンロードボタンをクリックすれば、クライアントアプリのインストーラーがダウンロードされます。
ダウンロードしたインストーラーを起動するとインストール開始です。あとは数秒〜数分待つだけでインストール完了です。ユーザー名やメールアドレスの情報入力は必要ありません。
スマートフォン、タブレットへの導入
スマートフォンやタブレットでzoomを使う場合はアプリをインストールします。スマートフォンもタブレット端末も導入方法は同じです。
iPhone・iPadなら「App Store」、Androidのスマートフォンやタブレットなら「GooglePlay」からアプリをインストールします。
iPhoneでは「App Store」の検索欄に「zoom」と打ち込み、「zoom Cloud Meetings」というアプリをタップします。するとダウンロードが始まり、インストールが完了します。
「zoom」と検索すると当該アプリ以外に、「zoom for Intune」や「zoom for BlackBelly」といった別のアプリも表示されます。間違えないように注意しましょう。
リモート会議におけるzoomの使い方①主催者の事前準備
出典：https://pixabay.com/ja/photos/ミーティング-会議-ラップトップ-5817031/システムをパソコンにインストールしたら実際に使ってみましょう。以下に主催者になった場合の手順を解説します。
- アカウント登録
- テストミーティングで動作確認をする
①アカウント登録
リモート会議で主催者になり、はじめてzoomを利用する場合はアカウント登録が必要です。zoom公式サイトにアクセスし、画面右上の「サインアップは無料です」をクリックします。
生年月日とメールアドレスを入力しサインアップします。すると登録したメールアドレスに確認メールが届きます。メール内の「アクティブなアカウント」をクリックします。
「zoomへようこそ」の画面が開いたら、名前、ログイン用パスワードを設定して「続ける」をクリックします。
次に「仲間を増やしましょう」という相手を招待する画面が開きますが、ここでは「手順をスキップ」をクリックし次に進みます。これでアカウント登録が完了です。
②テストミーティングで動作確認をする
主催者になった場合はリモート会議本番の前にテストミーティングをおすすめします。上記のアカウント登録に続いて、「テストミーティングを開始」の画面に切り替わります。
「zoomミーティングを今すぐ開始」をクリックします。前述した導入方法でパソコンへのインストールが完了している方は「zoom.usを開くことを許可しますか？」と表示されるので許可します。
するとzoom専用ソフトが起動します。ソフトの画面の「コンピューターでオーディオに参加」をクリックします。
画面左下の「ビデオを開始」をクリックするとカメラが起動し、自分の顔の写りや背景が写る範囲を確認できます。
リモート会議におけるzoomの使い方②主催者側の手順
出典：https://pixabay.com/ja/photos/オンライン-ミーティング-5059830/主催者としてzoomミーティングに参加する場合以下に示す3つの手順で進めます。それぞれ解説します。
- zoom起動〜サインイン
- zoomホーム画面〜参加者の招待
- 招待リンク〜参加者入室許可
① zoom起動〜サインイン
zoomを起動すると「ミーティングに参加」と「サインイン」を選択する画面が開きますので、「サインイン」をクリックします。
次の画面でアカウント登録したメールアドレスとパスワードを入力しサインインをクリックします。するとzoomのホーム画面が開きます。
②zoomホーム画面〜参加者の招待
ホーム画面で「新規ミーティング」をクリックします。zoomの通信画面が開いたら画面下部の「参加者」の右側上向きの「＾」を押し、「招待」をクリックします。
次の画面の下部に「招待リンクをコピー」か「招待をコピー」をクリックするとクリップボードにリンクがコピーされます。「連絡先」のボタンをクリックし送り先のメールを選ぶとメール作成画面が起動します。
③招待リンク〜参加者入室許可
メールには招待リンクが貼り付けてある状態なので、あとは宛先を入力して送信するだけです。
招待した相手がミーティングに参加すると、招待者の入室許可のお知らせが表示されますので「許可する」をクリックしミーティングへの参加を完了させます。
リモート会議におけるzoomの使い方③参加者の手順
出典：https://pixabay.com/ja/photos/ホームオフィス-事務所-オフィス-5190504/次にリモート会議の参加者になった場合の使い方を見ていきましょう。主催者に抜擢された場合でも参加者に使い方を教える場面はあるため知っておく必要があります。以下の手順で進めます。
参加者は主催者より招待されたメールやメッセージのリンクをクリックしてミーティングに参加できます。
このときzoomのインストールをしていない方は、画面の指示に従い専用ソフトをインストールしてください。
専用ソフトが起動したら「ビデオ付きで参加」もしくは「ビデオなしで参加」を選択し、主催者に入室許可された後にミーティング参加が可能です。
リモート会議で役立つzoomの便利な機能5選
出典：https://pixabay.com/ja/photos/モックアップ-画面-5215865/zoomには多くの機能がありますが、中でも特にリモート会議で使える機能を厳選しました。以下にリモート会議で活かせるzoomの便利な機能を5つ紹介します。
- 画面共有
- チャット
- 録画機能
- ビデオ停止
- バーチャル背景
画面共有
会議には資料がつきものです。リアルな会議ではホワイトボードを使って説明したり、資料を参加者に配布して閲覧してもらったりしますよね。
リモート会議でも資料が必要な場面はあります。そんなときに「画面共有」が便利です。
下部メニューの「画面共有」をクリックすると、共有したい項目を選択する画面が開きます。その中からホワイトボードや作成した資料を選択すると画面が切り替わります。
参加者が画面共有を使用するには主催者の許可が必要なため、会議前に主催者に連絡しておくとスムーズです。
チャット
下部メニューのチャットを使ってミーティングの参加者全員や特定の人とメッセージがやり取りできます。チャットは参加者の多いリモート会議で活用しやすい機能です。
リモート会議ではリアルな会議ほど自由に発言しにくいものです。そんなときにチャットが便利です。
1人の発言者に対して意見を言う人が複数いる場合に、チャットに質問や意見を書き込んでリアルタイムで返答したり、あとでまとめて意見を述べたりできます。
チャットを上手に使えば会議全体に活気が出て、充実した会議になります。
録画機能
zoomには録画機能があります。リアルな会議を録画で記録しようと思うとビデオカメラを用意しなければなりませんが、zoomなら通常の機能として搭載されています。
下部メニューのレコーディングを押せば録画が開始されます。会議の議事録を作成したり、聞き逃した箇所を後で見返したいときに便利です。
無料版のzoomでは起動中のパソコンに録画ファイルとして保存されます。クラウドストレージへの保存は有料版のみのサービスです。
レコーディング録画には主催者の許可が必要です。またスマートフォンからの参加では録画はできません。
ビデオ停止
下部メニューのビデオ停止をクリックするとWebカメラ映像の配信が中止され、ユーザー名が記載された画面になります。
主催者主導で行われる会議で、参加者は顔をうつさなくてもよいと指定されればビデオ停止を使用しましょう。
ビデオ停止を許可されていない会議で顔を映さないのは、サボっていると思われたり、悪い印象を持たれることもあります。
リモートワークで顔を合わせず仕事をしていて、会議でも顔を見せないとなるとなんだか寂しい気もします。そのためビデオ停止は状況に合わせた使用をおすすめします。
バーチャル背景
リモート会議は自宅で参加する方が多いでしょう。自分のプライベートな空間を会議で見せたくない方にはバーチャル背景が便利です。
バーチャル背景を使用すれば自分以外の空間を他の絵に差し替えられます。これならプライバシーを守りながら会議に参加できますね。
リモート会議でzoomを使うときの3つの注意点
出典：https://pixabay.com/ja/photos/サイン-止まる-警告-1732791/遠方の相手とも会議が可能、しかも非接触で行える良いことばかりのzoomですが注意しなければならないこともあります。以下に3つの注意点を解説します。
- インターネット環境に気を付ける
- 会議の要点を絞る
- 定期的にアップデートする
インターネット環境に気を付ける
zoomはインターネットが繋がる環境ならどこでもミーティングが可能です。だからと言ってカフェや街中のフリーWi-Fiを使うことはおすすめできません。
だれでもアクセスできるフリーWi-Fiは安全性が心配です。大事な社内の情報が外部に漏れることはあってはなりません。
かつてのzoomはセキュリティ面の脆弱性が指摘されていましたが、現在はアップデートにより改善しています。ですが自身が使うWi-Fiやパソコン自体のセキュリティが甘ければ元も子もありません。
リモート会議前に今一度パソコンやネット環境の確認と見直しをしておきましょう。
会議の要点を絞る
リモート会議ではリアルな会議よりもその場の雰囲気が伝わりにくいため、要点を絞ることが大事です。会議で決める内容は3つまでにする、資料は各自A41枚とするなど事前にルールを決めておくとよいでしょう。
また、会議の時間が長すぎないことも大事です。特にzoom無料版では3人以上で行う場合、40分の制限時間があります。時間内に終わらせなければなりません。
だらだらせずにスピーディーな会議の進行を意識しましょう。ここは主催者の力量が発揮される部分です。有料版のzoomなら時間制限はありませんがスムーズに進行できるに越したことはありません。
定期的にアップデートする
アカウント登録をしている場合はアップデートの情報は通知が来ますが、アカウント未登録の場合ご自身でアップデートを確認する必要があります。
古いバージョンのアプリを使っている場合、ミーティング参加のタイミングで強制的にアップデートが始まることがあります。そうなると他の参加者はあなたのアップデート待ちになります。
会議の開始が遅れ、他の参加者に迷惑をかけるため定期的にアップデートしておきましょう。
リモート会議をzoomでするときに発生するコストとは？
出典：https://pixabay.com/ja/illustrations/コスト-ボード-ファイナンス-1174926/zoomには無料版と有料版があります。無料版ならシステム利用料などのコストは発生しません。インターネット環境とカメラ内蔵のパソコンかスマートフォンがあれば利用できます。
無料版でも問題なくリモート会議は可能です。ただし、会議時間は考慮する必要があります。無料版のグループミーティングは40分までの時間制限があります。
40分以上の会議をする場合は有料版の契約が必要になります。また、前述のように無料版ではレコーディング録画がローカルでしか保存できません。
社内の会議のみならず、取引先とのリモート商談にもzoomを使う場合は有料版の契約をおすすめします。詳しい料金設定は公式サイトでご確認ください。
切れ目ないリモート会議にはzoom有料版がおすすめ
出典：https://pixabay.com/ja/photos/オンライン-ミーティング-学ぶ-5059831/
前述のようにzoomは無料で利用可能です。40分の時間制限はありますが、制限あるからこそ会議を効率的に進める力が身につきやすいメリットがあります。
一方で「できるだけコストを抑えたいが、40分以上の会議をしたい」という方は40分で終了時点で、主催者が新たにミーティングIDを発行すれば40分の会議が可能です。
可能ですが議論が白熱している中で40分に到達し、ブチっと切れたら集中力も一緒に途切れます。そのため切れ目のない会議が希望なら有料版をおすすめします。
リモート会議でzoomを使うならWi-Fiの強化が大事
出典：https://pixabay.com/ja/illustrations/無線技術-三次元-形-1967494/zoomでリモート会議をするときにしばしば問題になるのが通信障害です。リモート会議中に映像がフリーズしたり、音声がうまく届かなかったりすると進行を邪魔します。
対策として会議に参加する方のWi-Fi環境を最適にしておくことが大事です。自宅でWi-Fiを利用している場合、Wi-Fiルーターの設定を変えるだけで通信状態が改善します。
リモート会議に使う部屋がWi-Fiルーターに近ければ周波数5GHzを使う、ルーターから遠い部屋なら2.４GHzに設定を変更します。この面倒な切り替えを自動で行うルーターもあります。
また同居家族がいる家庭ではリモート会議中は回線を優先できるルーターもあります。以下の商品は1万円以下で購入できるものばかりです。気になる方はチェックしてみましょう。
まとめ リモート会議がzoomでできる社員は貴重
出典：https://pixabay.com/ja/vectors/男-仕事-アニメーション-1351346/zoomの導入方法、主催者・参加者になったときに使い方、リモート会議で使うときの注意点などを解説しました。
この記事はzoomを使ってリモート会議を始めようとする方に向けて書いています。最後まで記事を読まれたあなたは他の同僚や上司よりzoomに詳しくなっています。
リモート会議が上手にすすめれる社員は貴重です。上司の評価が上がり、同僚や後輩からも尊敬されるでしょう。自信を持ってリモート会議に参戦してください。
この記事でzoomの基本的なこと概ね理解できます。さらに細かい情報を知りたければ公式サイトをチェックしてみましょう。
