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【転職初心者必見】3つの応募書類の特徴と書き方を徹底解説!

転職活動で応募書類を用意しようとしたときに、「必要な応募書類が何か分からない」「応募書類の書き方のコツがいまいち理解できない」と頭を抱えてはいませんか?

応募書類は日常的に書くものではないので、どのような書類が必要なのか、どのような書き方をしたら良いのか、分からなくなってしまいますよね。

この記事では、転職活動に必要な3つの応募書類と、それぞれの応募書類を書くときに意識したいポイントについて詳しく解説しています。ぜひ、最後までご覧ください!

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転職活動に必要な応募書類①履歴書

転職活動に必要な応募書類の1つ目は「履歴書」です。履歴書に記入する内容は以下の項目が挙げられます。

  • 氏名
  • 住所
  • 学歴・職歴
  • 免許・資格
  • 志望動機
  • 趣味・特技

履歴書は、応募者のプロフィールを確認する書類です。そのため、氏名や学歴・職歴といった基本情報を伝えます。

特に指定がない場合は、A4サイズの履歴書を作成したものを送るようにしましょう。

また、パソコンで履歴書を作成するときは、履歴書のフォーマットやテンプレートをインターネットからダウンロードしてから作成すると楽ですよ!

転職活動に必要な応募書類②職務経歴書

転職活動に必要な応募書類の2つ目は「職務経歴書」です。職務経歴書に記入する内容は以下の項目が挙げられます。

  • 会社概要
  • 職務内容
  • 開発規模
  • 期間
  • 業務での実績

職務経歴書は、今までの業務経験と仕事に活かせるスキルを確認する書類です。そのため、職務内容や業務での実績といった業務経験を伝えます。

履歴書とは違って職種別に使用するのに望ましい職務経歴書があります。インターネットから職種に適した職務経歴書を選ぶようにしましょう。

転職活動に必要な応募書類③添え状

転職活動に必要な応募書類の3つ目は「添え状」です。添え状とは、応募書類を郵送する場合、相手が郵便物を受け取ったときに、どのような郵便物であるかを瞬時に把握するための書き物です。

添え状がないとビジネスマナーが身についていないと思われ、悪い印象を与える可能性があります。添え状には以下の項目を書くと良いでしょう。

  • 送付した日付
  • 連絡先
  • 簡潔な志望動機や自己PR

履歴書や職務経歴書には書くことができなかったアピールポイントがあれば、添え状でアピールをしてみるのも効果的ですよ!

応募書類作成のコツ①空欄を作らないように注意!

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ここからは、履歴書と職務経歴書を作成するときのポイントについて解説しますね。

履歴書を作成するときは、できる限り空欄を作らないようにしましょう。空欄を作ると記入漏れと見なされ、印象が悪くなってしまうかもしれません。

もし、経歴上書くことがないときは、記入することがないことを書面で伝えられるようにするために「特になし」と書くように心がけましょう。

余裕がある人は、志望動機や趣味・特技を書くときに余白ができないように字の大きさを調整すると、プラス評価につながる可能性がありますよ。

応募書類作成のコツ②誰にも理解できる実績を書こう!

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職務経歴書を作成するときは、誰が見ても分かるような実績や業務への向き合い方などを書くようにしましょう。

実績は、同じ業界や職場の人でないと伝わらない言葉を使ってしまうと、相手に伝えたいことが伝わらず、正確に応募者のことを知ることができなくなってしまいます。

難しい専門用語は、ほとんどの人が使う言葉に言い換えるようにしてください。数字を使うとどれほどの規模か正確に伝わるのでオススメですよ!

業務への向き合い方をアピールするときは、単に「○○だと考えています」と書くだけでなく、そのような考え方に至った背景や実際に起こした行動、行動に対する結果まで書いて説得力を持たせましょう。

手書きの場合は分かりやすい字で書くことを心がける

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応募書類を手書きで提出させる企業もあるでしょう。手書きの場合は、分かりやすい字で書くことを心がけてください。

小さい字で書くと年配の方が読んだときに見にくくなりますし、バランスが悪いと読みにくい文章になってしまいます。

文章の書き方も書類検査の審査項目になることがあるため、誰が読んでも見やすい字を書くようにしましょう。

また、パソコンで応募書類を書く場合も、文字サイズに注意しながら書き進めてくださいね。

転職活動で応募する企業や職種に適した内容か確認!

応募書類をひと通り書き終わったら、書いた内容が応募先の企業や職種に適したものか確認してください。

異なる業界の企業に提出した応募書類の内容をそのまま使ってしまうと、仕事で活かせるスキルや志望動機などで的外れな内容になっている恐れがあります。

例えば、営業職を志望しているのに、集中力が高く、事務作業が得意であることをアピールしても説得力は感じられません。

やみくもに応募していると誤解されないためにも、書いた文章を読んでみて、応募する企業や職種に合った内容になっているか確認しましょう。

履歴書に添付する写真も転職活動に大きく影響する

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履歴書に添付する写真は、自分で適当に撮った写真にしていませんか?

写真は応募者の印象を大きく左右する重要な要素です。履歴書に添付された写真を見て悪い印象を持たれると、応募書類に書いた内容を見ずに合否を決めることもあります。

服装は私服ではなくスーツにし、撮影する前に身だしなみを入念に確認してから撮影するようにしてください。

撮影に不安がある人は、写真館に行ってプロのカメラマンに撮影をお願いしてみましょう。

最後に誤字脱字がないか確認しよう!

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応募書類に書いた内容に問題がなければ、最後に誤字脱字がないか必ずチェックしましょう。

重要な書類に誤字脱字があると、業務をおろそかにする人だと思われて、マイナス評価につながってしまいます。

気分が落ち着いているときに、ゆっくりと書いた内容を見返し、誤字脱字がないか入念に確認してくださいね。

さらに読みやすい文章を目指したいときは、書類全体を見渡して見やすいレイアウトになっているかも確認すると良いですよ。

応募書類を下書きをして転職活動中に何度も練習しよう

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転職活動に必要な応募書類には、履歴書、職務経歴書、送り状の3つがあり、それぞれに書くときのポイントがあります。

本記事を読んで不安に感じた人もいるでしょう。その場合は、下書き用に応募書類を何枚もコピーしておいて、何度も練習することをオススメします。

最初は誰もが書き慣れていないので、うまく書けないのは当たり前のことです。応募書類を完璧に仕上げるためには何度も練習し、書き慣れていきましょう。

自分を最大限にアピールできる書類を作れるように、本記事で紹介したコツを意識して繰り返し練習してくださいね。

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けいと
大学4年生のけいとです。4月から社会人として新たにスタートする予定です。しかし、サラリーマン1本でやっていけるほど世の中は甘くないことに気づき、ライターとしてライティングスキルを磨いています。今年中に副業収益が月1万円になることを目指して必死に記事を執筆中です。就職活動の経験を基に転職に関する記事を中心に記事を執筆しています。