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リモート会議のやり方とは?事前の準備や話し方のコツを解説!

「会社がリモート会議を推奨するようになったけどやり方がわからない」「リモート会議の経験はないから上手くすすめられるか心配」と頭を抱えていませんか?

会社の方針としてリモート会議を推奨していても、実際にうまく活用できるかどうかは使う人次第です。

この記事ではリモート会議で準備すること、話し方や画面の使い方のコツを解説しています。記事を読めばリモート会議のやり方が理解でき、不安な日々から解放されますよ。

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リモート会議とは

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リモート会議とはインターネットを使ってパソコンやスマホの画面上でやり取りする会議で、Web会議と同じ意味で使われます。

コロナ禍で急速にリモートワークが広がる中、会社内の会議やお客様との商談をリモートで行う機会が増えています。導入する企業が増えているため、導入していない方が時代遅れになりかねません。

リモート会議ならインターネット環境とカメラ・マイクなどの機能があれば、だれとでもどこでも行えます。そのため、移動にかかる時間や費用を削減できる利点があります。

まだまだコロナの終息が見えないため、今後もリモート会議の必要性は高まる一方です。リモート会議のやり方の理解は仕事の効率化や商談成立に欠かせない要素です。

リモート会議のやり方①準備編

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リモート会議の大枠を掴めたところで次にやり方を解説します。まずは準備編です。準備のポイントとして以下の2つです。

リモート会議の準備2つのポイント
  • 機材を準備する
  • 機材の設置場所を決める

機材を準備する

システムを導入したパソコンの他に、カメラやマイク、マイクスピーカー、ヘッドセットなどを用意します。カメラやマイクはパソコンに設置されたものでも構いませんが、品質を求めるなら別途用意しましょう。

中でもヘッドセットは重要です。ヘッドセットはマイクとスピーカーが一体になったリモート会議には欠かせないアイテムです。

パソコンのマイクで音を拾う場合は、周囲の雑音も拾います。特に同居家族がいる方では生活音や会話が会議の妨げになりかねません。ヘッドセットを使えばリモート会議がスムーズに進行します

機材の設置場所を決める

機材を準備したら設置場所が大事です。特にハウリング対策が重要です。ハウリングとはスピーカーから発する音をマイクが拾うことで起こる「ボーン」「キーン」という不快音です。

カラオケなどで経験するあれです。ハウリング防止にはスピーカーの音量を上げすぎない、ヘッドセット・イヤホンマイクを活用するとよいです。

加えて、カメラの撮影範囲を事前に確認します。自分の顔、肩あたりまで写っているのか、身振り・手振りはどの程度できそうかを確認します。

また、撮影範囲に個人情報や機密書類が映り込まないようにしましょう。後ろの壁に貼った趣味のポスターは外すなどの工夫が必要です。事前に試験起動しおくと、会議で焦ることはありません。

リモート会議のやり方②役割編

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リモート会議に必要な機材や環境の準備が整ったら、次は役割を決めます。以下にリモート会議の役割として重要な2点を解説します。

リモート会議で重要な2つの役割
  • ファシリテーターを決めておく
  • 書記を決めておく

ファシリテーターを決めておく

ファシリテーターは聞き慣れない言葉かもしれません。会議の司会進行役のことで、会議全体の流れを取り仕切りスムーズに進められるように促します。

ファシリテーターはリアルな会議でも立てることが多いですが、リモート会議では特に必須のポジションです。必ず事前に決めておきましょう。

リモート会議ではその場の雰囲気で会議をすすめるのは困難です。そこでファシリテーターは各自に発言を求めたり、参加者の理解度を確認したり、意見をまとめたり、時間管理しながら会議をすすめます。

ファシリテーターの腕一つでリモート会議が有意義なものになるか、不毛な会議になるか左右されるため重要な役回りです。

書記を決めておく

ファシリテーターとともに重要な役割が書記です。書記は会議の内容をまとめた議事録を作成します。ファシリテーターと書記を1人の人が行う場合もありますが、仕事量が多いため分けたほうがよいでしょう。

以前、政府のコロナ専門家会議で議事録が作成されていかなった件が問題になりました。議事録の必要性は政府でも企業でも同様です。そこに携わる書記の役割は充実した会議にするために重要です。

菅義偉官房長官は29日の記者会見で、新型コロナウイルス感染症対策を検討する政府専門家会議の議事録を残していないと説明した。

引用元:毎日新聞記事『コロナ専門家会議「議事録」作成せず 菅氏「発言者特定されない議事概要で十分」』

だれがどんな発言をしたか、決定された事項や再検討が必要な内容は何か、いつまでに何をするか、議事録を見れば会議の内容が理解できるものにしなければなりません。

リモート会議システムの録画機能を使うと、会議で聞き取れなかった内容を再確認することができます。会議によっては細かい部分は動画を参照でもよいでしょう。

リモート会議のやり方③資料編

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企画のプレゼン会議などでは事前に資料を作ります。リモート会議では資料の量が多いと目を通すのに時間がかかり会議の進行に支障を来します。

そこで資料はA41枚でまとめることをおすすめします。多すぎる資料はリモート会議では邪魔になります。要点をまとめた資料をA41枚に収めましょう。

検討事項の多い会議ではメインとなる資料をA4にまとめた上で、補足資料にナンバーを着けて閲覧しやすくします。

リモート会議のやり方のコツ①話し方

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リモート会議の準備と役割が整ったら実際に会議をやってみましょう。

リモート会議ではリアルな会議よりも話し方に注意が必要です。リモート会議における話し方を理解すれば会議がスムーズに進みます。リモート商談でも活かせるスキルが身につきます。

以下にリモート会議における話し方のコツを2つ紹介します。これさえ掴んでおけばリモート会議で話し方に困ることはありません。

リモート会議の話し方のコツ2点
  • 句読点をつける意識で話す
  • 語尾をハッキリ話す

句読点をつける意識で話す

会議で意見するときにだらだらと長く話してしまうケースがあります。リアルな会議ならその場の空気感で内容が伝わりやすいですが、リモート会議ではNGです。句読点を意識して話しましょう。

まずはNG例です。「昨年度の接遇研修の結果から今年度はあいさつや言葉づかいを重点的に改善したほうがよいため、9月から計画して10月には研修を開催したいと思います。」

改善例ではこうなります。「昨年度の接遇研修の結果から、改善すべき点を考えました。」「今年はあいさつ、言葉づかいの改善がポイントです。」「9月から計画し、10月に開催します。」

「、」や「。」で一呼吸おいて区切りながら話すことで、メリハリのある話し方になります。リモート会議のみならず普段の会話でも意識すると、伝わりやすい話し方ができます。

語尾をハッキリ話す

普段の会話においても、話し終わりでフェードアウトするように声が小さくなる方がいます。語尾をハッキリ言わない話し方は普段の会話以上にリモート会議ではNGです。

日本語は抑揚の少ない言語のため、日本人は抑揚をつけることが苦手です。そのため語尾を強めに言わない方は多いです。雰囲気で察することが日本語の美しさではありますがリモート会議には不向きです。

会話の終わりがわかりにくいと次に発言する人が迷います。リモート会議では特に「〜です。」「〜と考えます。」「〜と思いますが、いかかですか?」など最後までハッキリ伝えましょう。

リモート会議のやり方のコツ②要点を絞る

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リモート会議では要点を絞ることが大事です。これはリアルな会議でも同様ですが、リモート会議では特に意識するべきです。

リモート会議ではその場の雰囲気で話題を変えることは難しく、脱線しないように方向性を定めておく必要があります。会議で話す内容は要点を絞りましょう。

1つの会議で話す要点は3つまでです。それ以上になると最終的にまとまりのない会議になりやすく、会議時間が長くなり集中力が持ちません。

リモート会議は自宅で1人での参加が多いです。自宅でリラックスして参加できますが、仕事感は減るため会議室よりも集中力が持続しづらいです。集中力持続のためにも要点を絞ることが重要です。

リモート会議のやり方のコツ③強調したいところは画面に近づく

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リモート会議では画面に映る範囲が限られます。しかし限られるからこそ活かせることもあります。

会議で発言しなければならないとき、特に強調したい場面では画面に近づきながら表情豊かに話すことが大事です。

画面をめいっぱい使うことで発言した内容を印象付けます。顔の横で指を立てたり、手振りをつければさらに強調されます。

ただしカメラに近づきすぎると顔が切れて表情がわかりづらくなるため注意しましょう。

リモート会議のやり方を知っていると重宝される

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新型コロナ流行以前は直接面と向かっての会議や商談が通常であり、むしろリモートやメールでのやりとりは失礼というイメージがありました。

しかし、新型コロナで生活は一変し仕事のあり方も変化しました。変化についていけない、従来通りのやり方を押し通すのは自由ですが、実際接触できないのだから対応するしかありません。

リモートワークが当然になった現在ではリモート会議のやり方を知らないとビジネススキルが足りないとして低評価につながります。反対に、リモート会議の理解がある人は重宝されます。

コロナ終息後もリモート会議の非接触、移動時間の短縮などのメリットを見れば継続する企業が多いでしょう。そのため、今身に付けておくべきスキルです。

リモート会議システムはZoomがおすすめ

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近年リモート会議のシステムが増えていますが、中でもZoomがおすすめです。

Zoomは全世界75万人の利用者を持つ代表的なリモート会議システムです。とりわけビジネスシーンで使いやすいシステムであり、多くの企業で採用されています。

リモート会議を見返せる録画機能、参加者が資料を閲覧しやすい画面共有機能など便利な機能が満載です。詳しくは公式サイトを今すぐチェックしましょう。

Zoom公式サイトはこちら

まとめ 対応力のある人材は貴重

 

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リモート会議で準備する機材や役割分担、会議で使えるコツ、おすすめの会議システムについて解説しました。

新型コロナウイルス流行以降、感染対策を徹底しつついかに生産性を上げるかがあらゆる企業の課題です。人との接触を制限しながら、意思決定が可能なリモート会議の需要はますます高まります。

コロナ禍で働き方が変わりましたが変化に対応できる人材はいつの時代も貴重です。リモート会議が上手に行える社員になっては評価される人材になりましょう。