【解説】カンタンな事務補助スタッフの仕事内容を紹介！

「事務補助スタッフってどんな仕事内容？」「具体的な仕事内容が知りたい！」

夫の転勤やアルバイト募集でも多い事務補助スタッフ。かんたんに取り組める仕事内容も多く、人気の高い職種です。

事務補助スタッフとして働きたいときにどんな仕事かあらかじめ知っておきましょう。

当記事では一般事務をはじめ、詳しい仕事内容を解説します。安心して業務に取り組むためにもぜひ最後までご一読ください。

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事務補助スタッフとは　仕事内容を詳しく解説

事務補助員とは、オフィスワークの一つです。部署内で発生する文書作成やファイリングなどを行う職種を指します。事業に取り組む社員の代わりにサポートするのが事務補助員スタッフの役割です。

では具体的な事務補助スタッフの仕事内容についてここで解説します。

事務補助の仕事内容　かんたんな庶務が多い

一般的な事務補助とは主に文書作成やファイリングなどの業務を行います。

会社によって業務内容はさまざまです。事業部署の事務作業では、資料作成やデータ集計などを頼まれることが多いでしょう。基本的にはかんたんな仕事で一度覚えれば誰でも進められます。

管理本部の事務補助では、代表電話の応対や来客応対も業務として任せられます。特別な接客術は必要ありませんが、最低限のビジネスマナーは必須と考えましょう。

給与や待遇など

事務補助スタッフの一般的な給与は月収15万から20万円ほどです。業務内容によって給与は変化しますが、任せられる業務幅が広がると、もらえる給与も上がります。

福利厚生などは一般的な正社員と全く変わりありません。有給休暇をしっかり取得できる会社も多く、安心して働けます。また子どもがいる家庭では、時短勤務といった希望を聞いてくれます。

一般事務や事務補助の仕事内容に違いはある？

求人によっては一般事務や事務補助スタッフなど、さまざまな職種名で募集していることがあります。基本的に業務内容で募集する表記名を決めているところが多いのが現状です。

パソコン業務が多い職種では「データ入力スタッフ」であったり、会計事務所では「会計事務スタッフ」などの名称もあります。大きな違いとしては業務内容にあり、職種によってはスキルを要求されるでしょう。

特別なスキルがない場合には、未経験可といった募集内容になっています。誰でも応募できる内容から、条件付きのものまであるので、自分に合った職種を選びましょう。

事務補助スタッフの仕事内容について、メリットとは

事務補助スタッフは未経験での就業や、プライベートとの両立が可能です。家庭を大事にしたい主婦（主夫）にもおすすめで、会社も希望に応じて働き方を考慮してくれます。

ここでは事務補助スタッフのメリットを詳しく紹介します。実際に求人を見る際にも参考にしましょう。

未経験でもできる

基本的に事務補助スタッフのお仕事は専門的な知識を求められる業務はなく、未経験でもお仕事が可能です。さまざまな職種の中でも、初心者でも取り組みやすいのが特徴でしょう。

仕事内容はシンプルな作業が多く、マニュアルに従えば誰でも取り組めます。分からなければ、周りの社員やスタッフが優しく教えてくれるため、パソコンが苦手な方でも安心です。

事務スキルが身につく

事務補助スタッフでは、パソコン操作やビジネスマナーなど、社会人に必要なスキルが身に付きます。メール対応や電話応対、来客対応などが主な業務内容です。社内外の基本的なマナーを覚えると良いでしょう。

事務スキルは本などでも学べますが、実地経験ですぐに習得できるスキルです。事務スキルで得た経験は他の職種でも活かせるため、積極的に身につけましょう。

プライベートとの両立

事務補助のお仕事はルーティンワークが主な業務なため、突発なお仕事が発生することは滅多にありません。そのため残業などがほとんどなく、定時で退社も可能です。

プライベートとの両立がしやすいのが事務補助スタッフの魅力になります。家庭との両立を大事に働きたい方は、事務補助スタッフがとてもおすすめです。

事務補助スタッフのデメリット

未経験でもチャレンジできる事務補助でも、事前に把握しておきたいデメリットがあります。単純作業が多い職種でもあり、業務に飽きてしまうかもしれません。

ここでは事務補助員のデメリットを詳しく紹介して、その対策を解説します。

単純作業が多い

事務補助スタッフを含めて一般事務のお仕事は基本的にルーティンワークです。単純作業が多く、人によっては作業に飽きてしまうかもしれません。職場によっては空き時間ができてしまいます。

空き時間が発生した場合には、マニュアルの作成やWordやExcelといったアプリの操作を覚えることに時間を使いましょう。積極的に空き時間を活用すると業務もスムーズです。

物足りない

事務補助スタッフは専門的知識が求められている職種ではありません。ステップアップを目指して働きたい方には物足りなさを感じることもあります。

また、資料作成やデータ入力、電話応対が基本的な業務です。それ以外のお仕事はあまり任されないのが現状です。

ステップアップや少しでも専門的スキルを活かしたい方は、業種で選ぶと良いでしょう。事務スタッフとして入社して、業界知識を学べる機会を得られます。

会社によっては事務スタッフから他の職種へ変更も可能です。希望の職種を見つけて、上司へ相談してみましょう。

事務職全体の平均年収は332万円｜年代別で見た平均年収は？

事務職全体の平均年収は332万円です。正社員の平均年収は503万円と比較すると低めの給与でしょう。会社によってはステップアップできる制度を設けているところもあり、さらに高い年収を伸ばせます。

職種	平均年収
営業系	442万円
クリエイティブ	381万円
事務/アシスタント	332万円
販売/サービス	329万円

全体職種から見ても専門的知識が求められていないこともあり、300万円台の年収です。事務を経験した後に営業系や専門職へのステップアップも可能なため、事務職の期間でスキルアップを目指しましょう。

事務補助スタッフに向いている人

一般事務では向いているタイプがあり、事前に把握できると仕事も楽しくできます。

上記は一般事務においてとても大切なスキルです。未経験でも取り組むことで身につけられるため、進んで取り組んでみましょう。ここではそんな一般事務に向いているタイプを紹介します。

サポートが好き

一般事務では、職場のサポートを進める職種です。同じ職場の仲間を支えたい、一緒に仕事をしたいと思うタイプの方は一般事務に向いています。

一般事務は周りをサポートする立場です。資料作成や備品管理など、快適な職場環境を整えることにやりがいを感じる方は、楽しくお仕事ができるでしょう。

正確な仕事が得意

業務内容によっては議事録や請求書作成といった、大事な資料に触れる機会が多くあります。こういった資料は間違いなく正しく記載されていることが大切です。

一般事務では入力の正解性も求められます。パソコン入力スキルを持っている人材はとても重宝される傾向です。

かんたんな仕事でも正確にできると、さらに幅広い業務を任せられます。周りから信頼されると昇給や異動も期待できます。

気配りができる

基本的にはデスクワークが主な仕事ですが、言われたことを淡々とお仕事するものばかりではありません。他の社員が困っていることや頼み事もしっかり受けて仕事するのも一般事務のお仕事です。

またメールや電話応対などで社外とのビジネス対応を行うこともあります。ビジネスマナーも求められるため、少しずつ勉強すると良いでしょう。

一般事務は決まったお仕事ばかりではなく、周辺の社員を手助けするにも大切な仕事です。常に相手の立場になって、やるべき仕事は何かを考えて行動しましょう。

事務補助スタッフはパソコンが必要？

事務スタッフとして働くには、パソコンが必須です。社内外のやりとりをはじめ、資料作成といったあらゆる業務がパソコンで行われます。パソコンなくして進められる業務は限られていると考えましょう。

「パソコンが苦手…」そんな不安をお持ちの方もいるでしょう。マウスやキーボードの基本操作ができれば、先輩社員やスタッフ、IT担当者がやさしく教えてくれます。全く操作したことがないアプリでも大丈夫です。

もしクリックといった基本操作に不安がある方は、お近くのパソコン教室で受講すると良いでしょう。

事務補助スタッフの仕事内容　求められるパソコンスキルは？

オフィスで働く事務補助員では、以下のMicrosoftを使って業務を進めることが多くあります。

業務の中では入力作業が多く発生するため、ぜひスキルを覚えたいものです。入社後に安心してお仕事できるようにここでは求められるスキル内容を解説します。

ワード（Word）

契約書といった会社にとって大事な書類はWordで作成されます。業務によっては大事なデータを取り扱うため、Wordスキルを身につけると良いでしょう。

書類のほかに資料をまとめるためにも使えるアプリです。会議録やメモ書きなどでも利用できるので、業務以外でも積極的に使いましょう。

エクセル（Excel）

業務によっては毎日といって良いほど利用頻度の高い表計算ソフトのExcelです。表作成をはじめデータ集計や管理もできるので、特に社員が多い会社では必ず業務で使用します。

Excelの操作はとてもかんたんです。最初は馴染みのない形式なので戸惑いがあるかもしれませんが、繰り返し使っていくと操作感を覚えていきます。

余裕がある方はExcel独特の機能である関数を覚えると良いでしょう。数字の計算やデータ抽出を自動で行ってくれる機能です。

業務を効率良く進められるため、仕事で利用する方は積極的に使いましょう。

パワーポイント（PowerPoint）

打ち合わせやプレゼン資料で用いられるのがパワーポイント（PowerPoint）です。少人数から重要な会議など、あらゆるシーンで使用されます。

会議が多い部署ではパワーポイントで資料作成をお願いされます。ただし、白紙の状態から作成するというよりは、前回分の再利用するパターンが多いでしょう。

前回分の数字だけを変えるだけのパターンもあります。最初は入力だけできていれば問題ありません。

アクセス（Access）

大量のデータを一瞬で処理できるアクセス（Access）です。操作方法はExcelと似ていますが、扱えるデータ量はアクセスが上位になります。

顧客情報を扱っている部署ではアクセスを使ってデータ管理を行っていることで多いでしょう。データ集計などで大活躍するのがアクセスの特徴です。

情報管理は専用ソフトを用いたり、アウトソーシングしている場合もありますので、それほど使用頻度の高くないアプリになります。

パソコンの勉強方法　仕事内容にも直結する

これから事務補助員で働きたい方の中には、パソコン操作に不安を持つ方もいるかもしれません。パソコンの操作を学ぶためには以下の方法があります。

どれも好きな方法でパソコンを学べます。ご自身の状況に応じて選びましょう。最適な学習方法を選択するためにもここではそれぞれの方法を解説します。

独学で学ぶ場合

一般事務で働くためにも独学でパソコンを学べます。学習を進めるにあたって以下のものを用意しましょう。

基本操作を覚えるためにもパソコンを用意しましょう。お近くの家電量販店では5-10万円ほどで購入が可能です。

基本的には新品が高い傾向があるため、中古品を扱っている店舗ならさらに安価なパソコンを手に入れられます。

パソコンを入手後は合わせて教材も購入しましょう。基本操作を教えてくれる書籍がいくつも売られています。文字だけではイメージしにくく、絵柄が多いテキストを選びましょう。

職業訓練に通う場合

「1人で学ぶのは不安…」という方には職業訓練でパソコンの基本操作を学べます。失業保険を受給している方であれば無料で受講が可能です。

パソコンといった必要なものは教室に備え付けられています。別途こちらで用意するものはありません。

ただし、職業訓練は再就職を前提とする講義です。就職を予定していない方は基本的に受けられません。

また、出席義務があり、毎日講義を受けるものになります。日中の講義になりため、事前に先の予定を確認しましょう

パソコン教室に通う場合

ショッピングモールや街中にあるパソコン教室で基本操作を学べます。近くのパソコン教室で学べるため、気軽に受講できるのがメリットです。

教室によってはマンツーマンで教えてくれます。最短で上達を目指せるため、すぐに覚えたい方にはおすすめです。

パソコン教室に通うには受講料がかかります。内容によって金額も異なりますが、月々10,000から50,000円ほどです。予算に余裕がある方はマンツーマンレッスンで最短でパソコン操作を覚えられます。

就職後にアプリの操作方法で分からず不安に思う方でも、パソコン教室で学習できます。いつでも気軽に学べるのがパソコン教室です。

まとめ　事務補助は自分に合った仕事内容で選べる

ここまで事務補助員の仕事内容について解説しました。一般事務ではファイリングから資料作成、入力業務などさまざまです。これから事務職を目指す方に向けて当記事のポイントをおさらいします

一般事務は部署に所属して、備品管理やファイリング、資料作成といったサポートが中心です。比較的に誰でもかんたんに取り組める業務なので、主婦の方も問題なく取り組めます。

あらゆる資料がデータ化されており、パソコンを使った作業が多くを占めているのが現状です。「パソコン業務が苦手…」という方は事前に基本操作を学びましょう。

ハローワークの職業訓練やお近くのパソコン教室で勉強できます。苦手な方でも最短で身につけられるので、申し込みしましょう。