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好印象な退職の挨拶メールの例文とポイントを宛先別に解説

退職の挨拶メールを出す際に、「退職の挨拶メールってどう書くんだろう。メールで退職の挨拶を済ますのは失礼かな?」とお悩みではありませんか?

退職の挨拶メールを送ったことがないと、どう書けばいいか・誰に送ればいいかが分かりませんよね。

そこで本記事では、社内・社外の方に送る退職の挨拶メールの書き方・メールは誰まで送るのか・退職の挨拶メールを送るタイミングなどを解説します。

本記事を読んで退職の挨拶メールを書くことで、最後に好印象を与えることができます。次の職場で関わることがあっても、お互いに気持ちよく仕事ができますよ。なので、ぜひ最後まで読んでくださいね。

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そもそも退職時にメールを送る目的は?

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退職メールを送る目的は、今までお世話になった上司・同僚・後輩・社外の方に文面に残る形で感謝の気持ちを伝えるためです。

全員に直接挨拶できれば気持ちが伝わりますが、在宅勤務で会えない場合や、全社の社員に挨拶をする場がない場合は、メールで退職を伝える以外に選択肢がないときもあります。

また、退職後の転職先でご縁があり一緒に仕事をするケースもあります。ですので、今後もいい関係を続けるために、退職の挨拶メールで最後に好印象を残しておきましょう。

退職の挨拶メールはどの範囲まで送ればいい?

退職の挨拶メールを送る目的は、今までの感謝を伝えることですので、送る範囲はお世話になったかどうかを基準に決めましょう。

また、退職の挨拶メールを送ることは相手と繋がるチャンスでもあります。普段あまり接点がない職場の方や取引先の方でも、お世話になった方には退職の挨拶メールを送ってみてくださいね。

退職の挨拶メールを迷惑に思う方は少ないです。転職先や、どこかで偶然関わる機会があるかもしれないので、最後まで気を抜かずに印象を良くしておきましょう。

退職の挨拶メールを送るタイミングは相手によって違う

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社内と社外によって退職の挨拶メールを送るタイミングは違います。メールを送るタイミングは以下の通りです。

  • 社内:最終出社日
  • 社外:最終出社日の2~3週間前まで

社内に送る退職メールは「最後の挨拶」の意味ですので、最終出社日に送るのが適切です。また、始業直後や日中は業務で忙しいので、退社時間の1時間前くらいに送りましょう。

社外への退職の挨拶メールは、最終出社日の2~3週間前までに送るのがベストです。早めに送らないと、後任者への引継ぎを行う時間が充分にとれないため、無責任だと思われやすいからです。

また、引継ぎがうまくできないと取引先にも迷惑がかかるので、会社の印象も悪くなります。後任者の今後の仕事に悪影響を与えないためにも、退職の挨拶メールは早めに送りましょう。

【宛先別】退職メールの例文とポイントを解説

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この項目では、社内と社外に送る退職の挨拶メールを書く時のポイントと例文を紹介しますね。以下は社内に送る退職の挨拶メールを書くときのポイントです。

【社内向け】退職の挨拶メール作成のポイント
  • メールの件名には「退職のご挨拶(〇〇)」と名前も一緒に書く
  • 退職の理由は「一身上の都合」と書く
  • 退職後に連絡を取りたい方がいる場合は、連絡先も書いていい
  • 一斉送信する場合、相手のアドレスは「BCC」に入れる

社外の取引先に退職の挨拶メールを送る際は、以下のことを意識して書きましょう。

【社外向け】退職の挨拶メール作成のポイント
  • 退職日を書く
  • 後任者のことを書く
  • 退職後の連絡先は書かない

【社内向け】退職の挨拶メールを一斉送信する際の例文とポイント

メールの件名には、「退職のご挨拶(〇〇)」と名前も一緒に書くことで内容がひと目でわかり、読み飛ばされにくくなります。また、退職の理由は細かく書かないのがビジネスマナーです。

メールを送るときの宛先欄は「TO」・「CC」・「BCC」の3つあります。一斉送信するときに、相手のアドレスを「TO」に入れると他の方にも見えてしまうので、相手のアドレスは「BCC」に入れましょう。

「BCC」に入れたメールアドレスは、他の受信者には見えません。同じ社内の方たちでも、個人情報のメールアドレスは他の方に見られたくないと思います。以下は、上記のポイントをふまえた例文です。

件名:退職のご挨拶(氏名)

本文:
◯◯部の皆様

お疲れ様です。[氏名]です。

この度一身上の都合により、
本日◯月◯日を最終出社日として、退職することとなりました。

本来ならばお世話になった皆様に直接ご挨拶を申し上げるべきところですが、
メールでのご挨拶にて失礼いたします。

在籍中は至らない点も多々ございましたが、
たくさんの方々にサポートしていただき、ありがとうございました。
仕事で失敗したり悩んだりするたび、
皆様からあたたかい叱咤激励をいただいたこと、本当に感謝しております。

これまで経験したことや学んだことを活かし、
今後もより一層の精進をして参ります。

私用連絡先は下記の通りですので、
何かございましたらご連絡いただけますと幸いです。

メールアドレス:◯◯◯◯@◯◯◯◯
電話番号:◯◯◯-◯◯◯-◯◯◯◯

最後になりますが、皆様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
今まで、本当にありがとうございました。

◯◯部 [氏名]

引用元出典:https://ten-navi.com/hacks/retire-10-3218

【社外向け】退職の挨拶メールを送る際の例文とポイント

メールを見て連絡をくれても、辞めた後の場合は返せず失礼にあたるので、退職日は書きましょう。また、仕事を引き継ぐ必要があるため、後任者の名前を書くのも必須です。

退職後の連絡先は書かないようにしてください。書いた連絡先を通して新たなビジネスに発展した場合は「会社の情報網を利用した」と誤解されて、トラブルになる可能性があります。

以下は、書く際のポイントをふまえた社外向けの退職挨拶メールの例文です。ぜひ参考にしてくださいね。

件名:退職のご挨拶_株式会社○○産業  堂田太郎(名前)

本文:

株式会社△△物産

△△事業部

△△様

お世話になっております。株式会社○○産業の堂田太郎です。

私事となり、大変恐縮ではありますが、一身上の都合により○月末で退職することになりました。

○○産業在職中は、△△様にはさまざまなご支援、ご助言をいただき、本当にありがとうございました。不慣れな私に対し、時には叱咤激励をいただきながらも、プロジェクト成功のためにご尽力いただけたこと、誠に感謝しております。

後任は、同じ部署の××が務めさせていただきます。

後日改めて××とご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導のほどよろしくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社のご発展と△△様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

——————–

株式会社○○産業  ○○事業部  堂田太郎(署名)

引用元出典:https://doda.jp/guide/naiteitaisyoku/aisatu/

特にお世話になった方や上司には個別で退職メールを送ろう

出典:https://www.photo-ac.com/main/detail/23280290

今まで特にお世話になった上司には、個別に感謝の気持ちを伝えたい方もいるかと思います。そこで、上司に退職の挨拶メールを送る際は以下のことをふまえた文章を書きましょう。

  • 上司が複数いる場合は個別に送る…一斉に送る場合は失礼になるから
  • 親しい関係でも丁寧な文章で書く…丁寧に書く方が感謝の気持ちが伝わる
  • 感謝の気持ちを書く…感謝されると嬉しい。具体的なエピソードがあれば書く
  • 退職日を書く…知らない場合もあるから

以下は、上記のポイントをふまえた退職の挨拶メールです。退職後もいい関係でいられるように、好印象を残しましょう。

〇〇課長

お疲れさまです。〇〇です。

一身上の都合により、〇月〇日で退社することになり
本日が出社最終日となりました。

〇〇課長には、ご迷惑ばかりをお掛けし
本当に申し訳ございませんでした。

成績が上がらず、落ち込んでいる私に励ましの言葉をかけていただいたり
〇〇の案件では、夜遅くまで企画書作成に付き合っていただき
誠にありがとうございました。

課長の教えを今後に活かし、より一層励んでいきたいと思います。

最後になりましたが、〇〇課長のご健勝とますますのご活躍をお祈り申し上げます。
本当にありがとうございました。

引用元:https://www.ee-ties.com/magazine/43209/#pos5

退職メールで済ますのが失礼になる相手には電話か手紙がおすすめ

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目上の方に退職の挨拶をする場合、メールで済ますと失礼になる場合があるので、気をつけましょう。以下では、メール以外で退職の挨拶をする方法を紹介します。

退職の挨拶を電話で伝える場合

なかなか会えない職場の同僚や遠方の取引先など、直接退職の挨拶を伝えたくても難しい場合は、メールを送るよりも電話の方が気持ちが伝わります。以下は、電話で伝えるときに意識すべきポイントです。

  • 相手の時間を取らせて大丈夫かどうかを確認し、数分程度で終わらす
  • 距離や日程が合わず訪問できない場合は、直接挨拶したかったが電話で失礼することを話す
  • 挨拶が電話だけの場合、「〇〇様の今後の活躍をお祈りしております」といった相手の活躍を祈る言葉を伝える
  • 話すのが終わったら、相手が電話を切るのを確認してから切る

以下は、上記のポイントを意識した退職の挨拶をする際の電話例文です。参考にしてくださいね。

いつもお世話になっております。株式会社○○産業の堂田太郎です。今、お時間よろしいでしょうか?

私事となり、大変恐縮ではありますが、一身上の都合により○月末で退職することになりました。

本来であれば、直接ご挨拶に伺うべきところですが、お電話でのご連絡となってしまい、大変申し訳ございません。

△△様には、さまざまなご支援、ご指導をいただき、本当にありがとうございました。不慣れな私に対し、数々のご助言いただき、誠に感謝しております。

後任は、同じ部署の××が務めさせていただきます。後日改めて××とご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導の程よろしくお願い申し上げます。

引用元出典:https://doda.jp/guide/naiteitaisyoku/aisatu/

退職の挨拶を挨拶状で伝える場合

とてもお世話になった上司や、転職や転勤をして直接会えない方がいる場合は、挨拶状で退職を伝えましょう。

挨拶状は、目上の方に感謝の気持ちや敬意を伝える手段として使う場合が多いです。以下は、退職の挨拶状を書く時のポイントです。

退職の挨拶状を書くときのポイント
  • 拝啓、敬具といったビジネスマナーの書き方をすること
  • 自分のことである「私議」は行末に書く
  • 退職日を記入する
  • お世話になった方への感謝の気持ちを書く
  • 直接ではなく書面での挨拶の失礼を謝る
  • 相手の健康と幸せを願う言葉を入れる

以下は、上記の退職の挨拶状を書く時のポイントを意識した例文です。参考にしてくださいね。

社外の方(個人)への退職挨拶文例

拝啓
○○の候 ○○様ますますご活躍のこととお喜び申し上げます。さて私儀、

○月○日をもちまして○○株式会社を退職することとなりました。
多年にわたり格別のご厚情を賜り 心から御礼申し上げます。

何卒、今後とも倍旧のご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
取り急ぎ書面をもって失礼とは存じましたが、ご通知方々ご挨拶申し上げます。
末筆ながら、皆様のご健康とご多幸をお祈り申し上げます。
敬具
平成○○年○月×日

東京都江戸川区○○1-3-7
00-0000-0000(連絡先)
○○○○(名前)

引用元出典:https://employment.en-japan.com/tenshoku-daijiten/41038/#i

また、退職する際にはメールだけでなく今までのお礼としてお菓子を送ることで、さらに好印象を残して退職できます。次の項目では、退職の挨拶に向いているお菓子の選び方を紹介しますね。

退職の挨拶におすすめのお菓子を選ぶ4つの基準

出典:https://www.photo-ac.com/main/detail/23676828

退職時にお礼のお菓子を渡すことで、円満退職ができます。仕事に務めて6カ月以内の方は渡さない方が多いです。6カ月以上の方は、お菓子を渡して今までの感謝を伝えることをおすすめします。

また、お菓子は退職日にお礼の言葉を添えて渡しましょう。渡すタイミングは、忙しさが落ち着く朝一かお昼休みか夕方がおすすめです。退職時に渡すお菓子は、以下の4つを意識して選びましょう。

  • 個包装…持って帰りやすいから
  • 常温保存で賞味期限が長め…後からでも食べられ、冷蔵庫に入れる手間がはぶけるから
  • 1つ100円~500円…気軽に受け取れ、お返しを考えなくていいから
  • 少し多めに買っておく…足らないと困るから

【厳選】退職の挨拶におすすめのお菓子2選を紹介

出典:https://www.photo-ac.com/main/detail/23937208

以下では、上記の条件をクリアしている退職時におすすめなお菓子を2つ紹介しますね。

退職時におすすめなお菓子2選
  • ヨックモックの「シガール」
  • みなとやの「お世話になりました煎餅」

定番の手土産!誰もが好む安定の味:ヨックモックのシガール

ヨックモックの「シガール」は、北海道産バターの豊かなコクと風味・サクッとした軽いくちどけが人気の、手土産に定番のお菓子です。

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ヨックモック
¥2,673
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一本100円もしないので手軽に買えますし、以下のように誰からも喜ばれる味なのでおすすめですよ。

相手に気持ちを伝える:みなとやの「お世話になりました煎餅」

「退職の挨拶だから、今までの感謝の気持ちを伝えたい!」という方には、みなとやの「お世話になりました煎餅」がおすすめです。

煎餅に文字が印刷されているので、煎餅を通して相手に気持ちを伝えることができます。

社員の人数が多くて一人一人に挨拶が出来ない場合や、仕事のタイミングが合わずに挨拶ができない場合でも、「お世話になりました煎餅」があれば円満に退職することができますよ。

退職時のお礼に丁度良い商品を探せて助かりました。味は普通のクッキーと変わりありませんが、お礼の言葉の入ったものなので非常に重宝されるかと思います。

参照出典:https://www.amazon.co.jp/gp/customer-reviews/RK04PJCIYAN4D/ref=cm_cr_arp_d_rvw_ttl?ie=UTF8&ASIN=B085XP35B7

【Q&A】退職メールについてよくある質問

この項目では、退職の挨拶メールでよくある質問を2つ紹介していきますね。

退職の挨拶メールについてよくある質問2選
  • 退職日に不在の相手への挨拶はどうしたらいい?
  • 送った退職メールに返信がきたらどうすればいいの?
退職日に不在の相手への挨拶はどうしたらいい?

もし事前に挨拶しているならば、退職日に相手が不在でも問題ありません。前もって不在がわかる場合は、数日前に挨拶するのでもいいですし、数日後に退職メールを送るのでもいいでしょう。

送った退職メールに返信がきたらどうすればいいの?

お礼の一言とともに、さらに返信しましょう。返信の内容としては、「ご返信いただき、ありがとうございます。いただいた言葉を胸に、新天地でも精進してまいります」のように、簡単な返信で問題ないです。

返信時に、今後の予定や転職先について聞かれたら、上司に伝えている内容の範囲だけ答えましょう。プライベートなことを答えすぎると、後々トラブルになる可能性もあります。

まとめ:退職の挨拶メールで好印象を残そう

出典:https://www.photo-ac.com/main/detail/22893518

今回の記事では、最後に好印象を残す退職の挨拶メールの書き方や送る相手とタイミングについて解説しました。

退職の挨拶メールは、今までお世話になった方に感謝の気持ちを伝えるために送ります。以下からは、本記事のまとめをしていきますね。

【社内・社外】退職の挨拶メールを送るタイミング

退職の挨拶メールを送るタイミングは社内と社外で違います。タイミングをまちがうと、相手に迷惑をかけることもあるので気をつけましょう。

社内と社外の退職の挨拶メールを送るタイミング
  • 社内:最終出社日。退社時間の1時間前
  • 社外:最終出社日の2~3週間前まで

【宛先別】退職の挨拶メールを送る際のポイント

退職の挨拶メールを送る内容は、社内と社外によって違います。社内に一斉送信する際のポイントは以下の4つです。

【社内向け】退職の挨拶メール作成のポイント
  • メールの件名には「退職のご挨拶(〇〇)」と名前も一緒に書く
  • 退職の理由は「一身上の都合」と書く
  • 退職後に連絡を取りたい方がいる場合は、連絡先も書いていい
  • 一斉送信する場合、相手のアドレスは「BCC」に入れる

社外に送る退職の挨拶メールの場合は、以下の3つを意識して書きましょう。

【社外向け】退職の挨拶メール作成のポイント
  • 退職日を書く
  • 後任者のことを書く
  • 退職後の連絡先は書かない

電話で退職を伝える際のポイント

なかなか会えない職場の同僚や遠方の取引先に退職の挨拶を伝える場合は、電話をした方が気持ちが伝わります。ポイントは以下の4つです。

  • 相手の時間を取らせて大丈夫かどうかを確認し、数分で終わらす
  • 距離や日程が合わず訪問できない場合は、直接挨拶したかったが電話で失礼することを話す
  • 挨拶が電話だけの場合、「〇〇様の今後の活躍をお祈りしております」といった相手の活躍を祈る言葉を伝える
  • 話すのが終わったら、相手が電話を切るのを確認してから切る

退職を挨拶状で伝える場合

特にお世話になった上司や転職・転勤した方に退職を伝える場合は、挨拶状がいいでしょう。書く際のポイントは以下のとおりです。

退職の挨拶状を書くときのポイント
  • 拝啓、敬具といったビジネスマナーの書き方をすること
  • 自分のことである「私議」は行末に書く
  • 退職日を記入する
  • お世話になった方への感謝の気持ちを書く
  • 直接ではなく書面での挨拶の失礼を謝る
  • 相手の健康と幸せを願う言葉を入れる

退職のお菓子を選ぶ4つの基準

退職の挨拶用にお菓子を選ぶ際は、以下の4つの基準をふまえて買いましょう。

  • 個包装…持って帰りやすいから
  • 常温保存で賞味期限が長め…後からでも食べられ、冷蔵庫に入れる手間がはぶけるから
  • 1つ100円~500円…気軽に受け取れ、お返しを考えなくていいから
  • 少し多めに買っておく…足らないと困るから

転職した際に、また一緒に仕事をする可能性もあるので、今後のことも考えて最後まで丁寧な対応する必要があります。

今回紹介したことを参考に退職の挨拶メールを書いて、今までの感謝の気持ちを伝え、最後に好印象を残してくださいね。

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はな
頑張ります ^^