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電話で退職連絡は非常識?伝え方のポイントを例文付きで紹介

会社を辞めたいと思っているけど、直接上司と話をするのが難しく電話で報告したいと思っている人はいませんか?「電話での退職連絡は非常識ではないだろうか」と悩んでいませんか?

転職が以前より一般的になってきたとはいえ、会社の人には相談できない事柄なので、一人で悩んでしまっている人もいると思います。退職を申し出るのは勇気がいるので大変ですよね。

結論から言うと、電話での退職連絡はマナー違反と思われる可能性が高いですが、ハラスメントを受けていたり家族の介護が必要になったりなどのやむを得ない事情があるなら問題ありません。

この記事では電話で退職連絡をする際のポイントや注意点を紹介し、連絡する際の伝え方や引き止められたときの断り方を例文つきで紹介します。ぜひ最後まで読んで、新しい人生への一歩を踏み出しましょう。

(アイキャッチ画像出典: https://www.photo-ac.com/main/detail/24103999#goog_rewarded)

電話での退職連絡は非常識?

結論から言うと電話での退職の連絡は基本的にはマナー違反です。

退職時は、直属の上司に直接口頭で退職の意思表示を行い、その後退職届を提出という流れが一般的なマナーです。そのため、この流れに沿わず電話で退職連絡をすると非常識と思われる可能性があります。

しかし、やむを得ない事情があるなら問題ありません。事情をちゃんと説明できるのであれば理解してもらえるでしょう。では、具体的にどのようなケースなら電話での退職連絡が許容されるのでしょうか。

退職連絡を電話で済ませて良いケース

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退職の連絡を電話で済ませることが許容されるのは具体的にどのようなケースかを紹介します。

電話での退職連絡が許容される3つのケース
  • ハラスメントの被害に遭っている
  • 体調が悪く出社できない
  • 家族の介護

ハラスメントの被害に遭っている

セクハラやパワハラ、モラハラなどの被害に遭っている場合は、電話での退職連絡もやむを得ないと言えます。

直属の上司からハラスメントを受けていて、電話でも直接連絡するのが怖いと感じる場合には、直接人事に連絡し事情を説明して退職を申し出ましょう。

体調が悪く出社できない

病気を患って入院している場合や大きな怪我をしてしまって外出ができない場合も電話での退職連絡が許容されます。

直接伝えるために上司に病院まで来てもらうという選択肢はありますが、それは上司に迷惑をかけてしまいますし、入院先に上司が来るのもストレス要因になりかねません。

事情をしっかり伝えれば、電話での退職連絡でも問題ありません。

家族の介護

家族が倒れて急遽実家に戻って介護が必要になった場合も電話での退職連絡がやむを得ないと判断されるでしょう。

介護レベルにもよりますが、介護対象から離れることができない状況では電話で連絡しても理解してもらえるはずです。

電話での退職連絡のリスク

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電話で退職を連絡する場合のリスクも知っておきましょう。大きく2つのリスクを紹介します。

電話で退職連絡をする場合の2つのリスク
  • 円満退職できない可能性が高い
  • 証拠を残しにくい

円満退職できない可能性が高い

まず、電話で退職連絡をする場合には、円満退職はほぼ不可能と考えておきましょう。この記事の冒頭でも紹介しましたが、基本的に電話での退職連絡はマナー違反と捉えられるでしょう。

また、電話で退職連絡をする場合の多くは即日退職が希望のため、引き継ぎもなく退職することとなり他の従業員の負荷が高まるので、迷惑をかけてしまいます。

直接関わっていない人からの評判も一気に悪化しますので、円満退職したい人は電話での連絡は避けましょう

証拠を残しにくい

もう1つのリスクは、電話の場合は証拠を残しにくいという点です。証拠が残らないので、仮に退職の話がこじれにこじれて裁判になった場合には不利な状況に追い込まれます。

トラブルを避けるために通話を録音しておく、退職届を内容証明郵便で郵送するなど、念には念を入れて対応しましょう。

電話でうまく話ができない場合には、先に退職届を郵送して、電話では退職届を郵送したという事実を報告するだけにするのも1つの方法です。

電話で退職連絡をする場合のポイント

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では、実際に退職の連絡を電話で行う場合に押さえておくポイントをお伝えします。

電話で退職連絡するときの5つのポイント
  • 基本的には直属の上司に連絡する
  • 業務時間中を避けて連絡する
  • 電話での連絡であることを詫びる
  • 退職の決意が固いことをはっきり伝える
  • 退職理由は「一身上の都合」で貫く

基本的には直属の上司に連絡する

まず基本として、連絡は直属の上司にしましょう。上司は部下の管理をするのが仕事なので、その上司を飛び越えてさらに上の役職の人に伝えてしまうと、険悪なムードになりかねません。

ただし、その上司からハラスメントを受けており、直接話をするのが難しい場合にはさらに上の役職の人や人事に連絡することも考えましょう。

業務時間中を避けて連絡する

電話をする場合には、始業前か終業後の時間帯、業務時間を避けて連絡するようにしましょう。

退職の意思表示は自己都合の内容のため、業務時間中の連絡は避けるのがベターです。

電話での連絡であることを詫びる

退職を伝えるのは緊張しますよね。穏やかに話を進めるためにも、まず電話での連絡となったことのお詫びから伝えましょう。

上司も電話での退職連絡はマナー違反だと考えている可能性が高いので、まずお詫びをすることで「何かマナー違反をせざるを得ない事情があるのだろう」と好意的な反応をしてくれる可能性が高まります。

退職の決意が固いことをはっきり伝える

冷静かつ明確に退職の意思を伝えるのも大事なポイントです。うまく伝わらないと退職の相談だと思われて引き止められたり、その後の手続きがスムーズにいかなくなったりする可能性があります。

退職理由は「一身上の都合」で貫く

本当の退職理由を伝えるべきかどうか迷っている人もいると思います。細かい理由を伝える必要はありません。「一身上の都合」で貫くのがオススメです。

会社や上司への不満を伝えた場合「改善するから残って欲しい」と引き止められる可能性があります。退職の決意が固いのであれば、「一身上の都合」とだけ伝えるようにしましょう。

電話での退職連絡をする際の例文テンプレ

いざ退職の意思を電話で伝えようと決めたときに、「どうやったら穏便にかつ明確に退職の意思を伝えられるのだろう」と思う人も多いと思います。

ここでは、電話で退職連絡をする際の例文テンプレートを紹介します。電話だとメモを見ながら会話できるので、緊張してうまく伝えられそうにない人は参考にして自分なりのメモを準備しましょう。

電話での退職連絡テンプレ

お疲れ様です。●●です。お忙しいところ申し訳ございませんが、お伝えしたいことがありご連絡させていただきました。只今お時間いただけますでしょうか。

実は一身上の理由で退職させていただきたいと考えております。本来であれば出社して直接お話しさせていただくべき内容ですが、電話での急な連絡となってしまいましたこと、お詫び申し上げます

このところ体調がすぐれず出社するのが難しいためこのような形を取らせていただきました。退職届については、別途郵送で改めてお送りさせていただきます。

退職の意思を明確に伝え、直接話ができず電話での連絡であることをお詫びしましょう。

引き止められたときの返答例文

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退職を申し出た際に引き止められることもよくあります。揉めるのは避けたいからと言って曖昧な返事は了承と受け取られる可能性があります。

基本的に引き止める理由は99%が会社都合です。口では「あなたのため」と言われるかもしれませんが「人員補充が大変」や「自分の監督責任が問われる」といった理由がほとんどです。

本当にあなたのことを考えてくれているのであれば、自分の上司としての評価など関係なく背中を押してくれるはずですよね。

ここでは、退職を引き止められる時によく言われるフレーズとそれを穏便に断る方法を例文付きで紹介します。

引き止めでよく言われるフレーズとその断り方
  • 「人が足りないから辞めないでくれ」パターン
  • 「今は繁忙期だからもう少しだけ待ってくれ」パターン
  • 「待遇を改善するから辞めないでくれ」パターン
  • 「他の人に迷惑かけてもいいの?」パターン

人が足りないから辞めないでくれ

どこの企業も人員不足にあえいでいる昨今、一番よくある引き止めの理由です。本当に人が足りない場合とあえて後任を用意しない場合があります。

いずれの場合もズルズルと退職が先延ばしになる危険性が高いです。人が足りない中での退職は心苦しいですが、人員不足は会社の責任です。

丁寧な言葉遣いで穏便に断るのは大事ですが、退職を見送る必要は全くありません。

引き止めの断り方例文①

引き止めていただいてありがとうございます。できれば後任の方が決まるまで働きたいのですが、転職先の入社日が●月●日と決まっているので、○月○日をもって退職させていただきます。

今は繁忙期だからもう少しだけ待ってくれ

繁忙期を理由に引き止められることも多いです。一般的な退職のマナーとして「繁忙期を避ける」ことが挙げられますが、その時期を避けたとしても何かと理由をつけて引き止められることがあります。

伝える際のポイントは「退職の意思が固い」ことを会社側に理解してもらうことです。後任が決まるまでといった曖昧な要素には振り回されないようにしましょう。

退職日は自分で設定し、それまでに対応するのは会社の責任です。自分主導で退職できるように話を進めるのが重要です。

引き止めの断り方例文②

せっかくのご提案ですが、やはり○月○日をもって退職させていただきます。退職日までは最大限協力させていただきます。しかし、申し訳ありませんが、退職日をずらすことはできません。

待遇を改善するから辞めないでくれ

会社の裁量で変えられる待遇を改善することを理由に引き止められるケースもあります。しかし残念ながらただの口約束でしかなく、本当に待遇が改善されるかについては疑問符がつきます。

待遇改善の申し出に対する感謝の気持ちを伝えながらも、丁寧にお断りしましょう。

引き止めの断り方例文③

大変魅力的な提案をいただきありがとうございます。しかし、既に転職先も決まっているのでお受けすることはできません。今まで大変お世話になりました。

他の人に迷惑をかけてもいいの?

残念ながら他の人に迷惑がかかることを理由に、半ば脅迫に近いようなプレッシャーをかけられて引き止められるケースもあります。

大丈夫です。あなたが1人抜けても会社は回ります。むしろあなたが1人抜けるだけで大きな影響があるなら、その会社の運営は黄色信号です。

あなたも感情的になってしまうと話がこじれてしまうので、謝罪の言葉を述べつつも冷静に退職の意思を伝えましょう

引き止めの断り方例文④

ご迷惑をお掛けしてしまい申し訳ございません。できるだけ支障が出ないようにさせていただきますので、●月●日の退職日までよろしくお願いいたします。

電話での退職連絡の注意点

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電話で退職連絡をする際に注意しておくべき点を3つ紹介します。

電話で退職連絡をする際の3つの注意点
  • 退職日の2週間前までに連絡する
  • 録音しておく
  • 不快に思われる可能性もあることを理解しておく

退職日の2週間前までに連絡する

法律で退職の意思表示は退職日の2週間前までに行うよう定められています。会社の就業規則で期間が定められている場合にはそちらを尊重しましょう。

一般的には引き継ぎ期間も考慮して1〜3ヶ月前が望ましいと言われています。そこまでは無理としても法律上の2週間は守りましょう

録音しておく

電話での退職連絡のリスクの項目でも書きましたが、トラブルを避けるためにも念のため通話は録音しておきましょう。

不快に思われる可能性もあることを理解しておく

どれだけ丁寧にお詫びをして退職の意思を伝えたとしても、上司が不快に思う可能性があることは覚悟しておきましょう。

あなたはずっと悩んでいたとしても上司にとっては突然の申し出かもしれません。厳しい言葉を返される可能性もありますが、事前に心の準備をしておくことで冷静に対応しやすくなります。

電話以外の退職連絡方法:メール

電話でのやり取りでうまく話を進められるか不安という人はメールで連絡することも検討してみましょう。伝えるポイントや注意点は電話で連絡するときと同じです。

メールで電話以上に気をつけるべき点は「忙しいタイミングでメールを送るのは避ける」という点です。管理職になると通常時でも毎日非常に多くのメールを受信します。

繁忙期になるとメールの件数がさらに増え、退職申し出のメールを見落とされる可能性があるので、できる限り忙しいタイミングを避けてメールを送るようにしましょう。

電話以外の退職連絡方法:退職代行サービス

ハラスメントの被害に遭っていて、電話で連絡することさえ恐怖を感じるような場合には、退職代行サービスを使うことも考えてみましょう。

退職代行サービスは仕事を辞めたいときに本人に代わって退職の処理をしてくれるサービスです。2018年頃から急激に業者数が増えて注目されているサービスですが、注意点もあります。

退職代行サービスについてはこちらの記事で詳しく紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

自分の健康は自分で守ろう。電話での退職連絡まとめ

この記事では、電話での退職連絡をする際のポイントや注意点、伝え方や引き止められたときの断り方を例文付きで紹介しました。

基本的には電話での連絡はマナー違反と受け取られてしまうと思いますが、あなた自身が心身に限界を感じていたり、やむを得ない事情があったりするのなら話は別です。

あなたや家族の健康を守れるのはあなた自身です。ずっと悩んで辛い思いをしてきて、この記事に辿り着いていただいたのかもしれません。

この記事があなたの退職がスムーズにかつ円満に進むための一助になると幸いです。新しい人生に向けて、この記事を参考に一歩踏み出してみましょう!

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makixico
はじめまして!makixicoと申します。 メキシコ在住で、日系製造業メーカーに勤務しながらウェブライターをしています。 わかりやすく役に立つ記事を書いていきたいと思いますので、よろしくお願いします!